Directriz administrativa AD/PER/23/Rev.1, de fecha 29 de septiembre de 2006

Objetivo

1. El objetivo del programa de pasantías es proporcionar un marco en el que los participantes puedan obtener experiencia directa de las actividades de la Organización, y aumentar su experiencia educativa mediante proyectos de trabajo práctico. El programa también proporciona a la Secretaría la ayuda de estudiantes cualificados y especializados en ámbitos profesionales pertinentes.

Cualificaciones necesarias

2. Para solicitar la admisión al programa de pasantías, los candidatos han de cumplir con los siguientes requisitos:

• estar matriculados en una universidad o institución equivalente de enseñanza superior, tanto en el momento de solicitar la admisión al programa como durante la pasantía, o haberse graduado durante los doce meses anteriores a la solicitud de admisión;
• ser ciudadanos de un Estado Miembro de la Organización; y

• dominar el inglés hablado y escrito. Se considerará una ventaja tener conocimientos sólidos de otro idioma oficial (árabe, chino, español, francés y ruso).

Términos y condiciones

3. La selección de los candidatos para el programa de pasantías se podrá basar en uno de los tres criterios siguientes:

• el candidato desea realizar un proyecto pertinente para el trabajo de la Organización;
• el candidato está interesado en adquirir experiencia laboral, y es apto para su asignación a una pasantía solicitada por una oficina o división de la Secretaría, o
• el candidato procede de una institución que ha establecido un acuerdo de pasantías con la OPAQ.

4. La duración normal de una pasantía será de entre dos y seis meses. En casos excepcionales, la duración total se podrá ampliar a un máximo de un año:

• cuando ello fuera necesario para cubrir la necesidades de la oficina o división receptora;
• cuando este extremo formara parte del acuerdo de pasantía entre la OPAQ y la institución que patrocina al pasante; o
• si ello fuera necesario para que se cumplieran los requisitos académicos de la institución que patrocina al pasante.

5. Los participantes serán asignados a un funcionario supervisor de la división u oficina que acoge al pasante durante el período de pasantía.

6. Los pasantes no tendrán derecho a prestaciones ni a horas extraordinarias. Se espera de ellos que cumplan con el horario normal a tiempo completo durante la pasantía. El horario específico de trabajo será el convenido entre el pasante y su supervisor, y no excederá de 40 horas semanales.

7. Si un pasante deseara interrumpir provisionalmente su pasantía o terminarla anticipadamente, deberá solicitar la aprobación previa del jefe de la correspondiente oficina o división.

8. Los pasantes prestarán asistencia en el trabajo de la división o de la oficina, pero no tendrán ninguna responsabilidad de supervisión, ni representarán a la Organización en capacidad oficial alguna.

9. El programa de pasantía no está en modo alguno vinculado con la contratación para el empleo en la Secretaría, y no da lugar a expectativa alguna de empleo subsiguiente. La admisión al programa no conllevará ninguna expectativa de conversión a un contrato de la Secretaría, ya sea de plazo fijo o de corto plazo.

10. Los pasantes no tendrán derecho a solicitar ningún puesto en la Secretaría durante el período de su pasantía.

11. La Organización se reserva el derecho a dar por terminada una pasantía en el supuesto de que el comportamiento de un interno no se considere adecuado o profesional.

Responsabilidades y obligaciones

12. Las divisiones u oficinas que acogen a los pasantes:

• crearán un entorno de trabajo que maximice el aprendizaje esencial del pasante y su desarrollo profesional mediante el suministro de espacio, mobiliario y equipos de oficina a tenor de los recursos disponibles;
• velarán por que los proyectos de los pasantes estén relacionados con su ámbito de estudio, que sean de interés tanto para la división o la oficina como para el pasante y que sean adecuados en términos tanto de complejidad como de variedad.

13. Los pasantes:

• cumplirán con las condiciones del acuerdo de pasantía formalizado con la Organización, así como con la totalidad de las normas y los reglamentos pertinentes de la OPAQ;
• firmarán el acuerdo sobre el secreto profesional y la promesa de servicio;
• suministrarán a la división u oficina que los acoja una copia de toda la documentación que hayan elaborado durante la pasantía. Todos los derechos de propiedad, incluidas las patentes, los derechos de reproducción y las marcas comerciales correspondientes a los materiales directamente relacionados con los servicios de la pasantía, o elaborados como consecuencia de los mismos, le corresponderán a la Organización. A solicitud de la misma, los pasantes prestarán asistencia para la obtención de dichos derechos de propiedad y su traspaso a la Organización de conformidad con los requisitos de la legislación de aplicación;
• respetarán la imparcialidad e independencia que se requieren de la Organización, y no solicitarán ni aceptarán instrucciones de ningún gobierno, ni de ninguna autoridad ajena a la Organización en relación con los servicios prestados en virtud del acuerdo de pasantía;
• a no ser que el funcionario correspondiente de la división u oficina que acoge al pasante autorice otra cosa, no comunicarán en ningún momento a los medios de comunicación ni a ninguna otra institución, persona, gobierno u otra fuente exterior, ninguna información que hayan obtenido de resultas de su asociación con la Organización o con la división u oficina que los acoja, que sepan, o debieran saber, no es de conocimiento público. No podrán hacer uso de dicha información sin el consentimiento previo otorgado por escrito por el Director General, y dicha información nunca podrá utilizarse en beneficio propio. Estas obligaciones subsistirán tras la conclusión de la pasantía; y
• se abstendrán de cualquier tipo de conducta que pudiera tener efectos adversos sobre la Organización o la división u oficina que los acoja, y no participarán en actividad alguna que sea incompatible con el objeto y propósito de la Organización.

Gastos y prestaciones médicas de los pasantes

14. Los pasantes no reciben una remuneración económica de la Organización. Los gastos y los arreglos de viajes, visados, alojamiento y dietas son responsabilidad de los pasantes, o de las instituciones patrocinadoras.

15. La Organización no acepta responsabilidad alguna respecto de los seguros médicos de los pasantes, ni de los costos dimanantes de cualquier accidente o enfermedad que se produzca durante la pasantía. Los solicitantes de una pasantía han de demostrar a satisfacción de la Subdivisión de Recursos Humanos (SRH) que cuentan con una cobertura de seguro médico adecuada.

16. La Organización no será responsable de ninguna reclamación por cualquier parte en caso de pérdida o daños a la propiedad, o de que se produzcan muertes o lesiones personales como resultado de las acciones u omisiones de los pasantes durante el período de su pasantía.

Evaluación del desempeño

17. Antes del fin de la pasantía, el pasante presentará a su supervisor un informe que contenga un resumen de sus actividades y experiencias.

18. Cuando el supervisor del pasante reciba este informe, elaborará una evaluación por escrito del desempeño del pasante en el formulario correspondiente, y organizará una reunión con el fin de proporcionar al pasante retroalimentación constructiva respecto de la pasantía. El formulario original, debidamente cumplimentado, se presentará a la Subdivisión de Recursos Humanos, a más tardar cinco días laborables antes de finalizar la pasantía, para su inclusión en el archivo personal del pasante, a quien el supervisor también suministrará una copia del mismo.

19. Antes de su separación de la Secretaría, se entregará al pasante un certificado de la Organización en el que se incluya información sobre la duración de la pasantía, el nombre de la oficina o división que acogió al pasante, un resumen de sus actividades y una evaluación de su desempeño. Este certificado será elaborado por la sección de Contratación de la Subdivisión de Recursos Humanos, y se basará en la evaluación del desempeño del pasante que suministre la oficina o la división que lo acogió.

Presentación de candidaturas

20. Los posibles pasantes que cuenten con las cualificaciones necesarias y cumplan con los requisitos reseñados en los párrafos 2 y 3 anteriores, y que deseen ser considerados para participar en el programa de pasantías, deberán presentar a la sección de Contratación en la Subdivisión de Recursos Humanos, a más tardar tres meses antes de la fecha propuesta para el inicio de la pasantía, un formulario de solicitud de pasantía de la OPAQ, debidamente cumplimentado y certificado por su institución u organización patrocinadora. La solicitud deberá ir acompañada de una copia compulsada del certificado de asignaturas estudiadas, en la que se reflejen los resultados obtenidos, y un breve escrito en el que se consignen los propósitos de la pasantía. No será necesario presentar un certificado de la institución patrocinadora en el caso de las solicitudes de graduados universitarios recientes; en lugar de éste, se adjuntará al formulario debidamente cumplimentado una copia compulsada del título universitario (o una carta de la universidad, en el supuesto de que aún no se haya emitido el título universitario), en la que se indique que la fecha de graduación tuvo lugar dentro de los doce meses anteriores.

21. Las divisiones u oficinas que deseen ofrecer una pasantía presentarán a la sección de Contratación de la Subdivisión de Recursos Humanos un formulario de solicitud de pasantes debidamente cumplimentado, aprobado por el Director de Administración, a más tardar tres meses antes de la fecha de inicio propuesta para la pasantía. Se incluirá información sobre el ámbito de conocimientos que se solicita del pasante; la descripción de las funciones del pasante, con definición de las tareas que realizará el pasante en la división u oficina; la duración propuesta de la pasantía y el nombre del funcionario que supervisará al pasante.

22. La sección de Contratación cotejará las solicitudes de pasantía recibidas de aspirantes a pasantes con las solicitudes de pasantes presentadas por las oficinas o divisiones. Se organizará una reunión, en persona o por teléfono, entre ambas partes con el fin de determinar si el pasante se adecua a las necesidades. En aquellos casos en que la solicitud de pasantía de un aspirante a pasante no se correspondiera con una solicitud de pasantes recibida de una oficina o división, cuando sea procedente la sección de Contratación suministrará a las oficinas o divisiones pertinentes una copia de la solicitud, con el fin de determinar si dicha oficina o división estaría interesada en utilizar los servicios del pasante.

23. Todas las solicitudes de pasantías serán presentadas al Director General para su aprobación final.

Formulario de solicitud de pasantía.

24. Descargue el formulario de solicitud de pasantía en formato Word o PDF.

Fecha de efectividad

25. Esta directriz administrativa fue aprobada el 29 de septiembre de 2006, y sustituye a cualquier determinación administrativa anterior sobre este asunto.