Administrative Directive AD/PER/23/Rev. 1, du 29 septembre 2006.

Objet

1. Le programme de stages a pour objet d'exposer les participants aux activités de l'Organisation et de leur permettre d’enrichir leur enseignement grâce à des travaux pratiques. De plus, le programme permet au Secrétariat de profiter de l'assistance d'étudiants qualifiés spécialisés dans divers domaines des activités de l'Organisation.

Conditions d'admission

2. Les candidats à un stage doivent :

• être inscrits à une université, ou à un établissement d'enseignement universitaire équivalent, au moment où ils présentent leur candidature et pendant leur stage, ou bien avoir obtenu un diplôme universitaire au cours des 12 mois précédant la date de leur demande d’admission au programme.
• être ressortissant d’un État membre de l'Organisation
• avoir une bonne maîtrise de l'anglais parlé et écrit. Une bonne connaissance pratique d'une autre langue officielle de l'Organisation (arabe, chinois, espagnol, français et russe) est souhaitable.

Conditions de travail

3. Pour être admis à un stage, les candidats doivent répondre à un des trois critères ci-après :

• le candidat souhaite entreprendre un projet en rapport avec les activités de l'Organisation
• le candidat souhaite obtenir une expérience pratique, et il répond aux conditions d’une demande présentée par un service ou une division du Secrétariat, ou
• le candidat provient d'un établissement qui a conclu par l'OIAC un accord concernant les stages.

4. Un stage dure normalement de deux à six mois. Dans des cas exceptionnels, la durée totale du stage peut être portée à un maximum d'un an :

• à la demande du service ou de la division qui a demandé qu'un stagiaire lui soit affecté
• si cette prolongation est mentionnée dans les conditions de l'accord de stage conclu entre l'OIAC et l'établissement organisateur du stage ;
• ou si c'est nécessaire pour répondre aux conditions d’enseignement de l'établissement organisateur.

5. Les participants sont placés pendant toute la durée du stage sous la supervision d'un membre du personnel de la division ou du service qui les accueille.

6. Les stagiaires n'ont droit à aucune prestation ni à aucun temps supplémentaire. On attend d’eux qu'ils travaillent à plein temps normal pendant la durée de leur stage. Leurs heures de travail sont convenues de concert par le stagiaire et le superviseur, et ne doivent pas dépasser 40 heures par semaine.

7. Si un stagiaire demande à interrompre temporairement son stage, il doit y être préalablement autorisé par le chef du service ou de la division qui l’accueille.

8. Les stagiaires doivent participer aux activités de la division ou du service, mais ils ne doivent avoir aucune responsabilité de supervision ni représenter officiellement l'Organisation de quelque façon que soit.

9. Le programme de stages n'est pas lié au recrutement aux postes du Secrétariat, et le stagiaire ne doit pas s'attendre à ce que l'Organisation l’engage à l'issue de son stage. L'acceptation au programme ne s’accompagne pas de la perspective d'une conversion à un poste de durée déterminée ou de courte durée au sein du Secrétariat.

10. Les stagiaires n'ont pas le droit de se porter candidat à un poste du Secrétariat pendant la durée de leur stage.

11. L'Organisation se réserve le droit de mettre fin à un stage si le comportement d'un stagiaire est jugé inapproprié ou s’il manque à ses devoirs.

Responsabilités et obligations

12. Les divisions ou services d'accueil doivent :

• créer un environnement de travail propice à un bon apprentissage et au solide perfectionnement professionnel du stagiaire en mettant à sa disposition, dans la mesure des ressources disponibles, l’espace de bureau, l’ameublement et le matériel dont il a besoin, ;
• s’efforcer de faire en sorte que les tâches affectées aux stagiaires soient en rapport avec leur domaine d'étude, qu’elles leur soient utiles et qu'elles soient d'une complexité et d’une variété appropriées.

13. Les stagiaires doivent :

• respecter les conditions de l'accord de stage conclu avec l'Organisation ainsi que tous les règlements applicables de l'OIAC ;
• signer l'engagement de secret et le serment des fonctionnaires internationaux
• fournir à la division ou au service d'accueil une copie de tous les documents qu'ils ont rédigés pendant leur stage. L'Organisation aura droit de propriété sur tous ces documents, y compris mais sans s’y limiter, aux brevets, droits d'auteur et marques commerciales ayant des rapports directs avec les services fournis dans le cadre du stage ou résultant du stage. À la demande de l'Organisation, les stagiaires doivent l'aider à obtenir ces droits de propriété, et à les transférer à l'Organisation conformément aux dispositions juridiques applicables.
• respecter l'impartialité et l'indépendance exigée de l'Organisation et ne pas chercher à obtenir ni à accepter des instructions de tout gouvernement, ou de toute autorité extérieure à l'Organisation au sujet des services rendus aux termes de l'accord de stage.
• sauf autorisation contraire donnée par le fonctionnaire compétent de la division ou du service d'accueil, ne fournir en aucun temps aux médias d'information ou à toute autre organisation, personne, administration gouvernementale ou autre source extérieure, tous renseignements dont ils ont pris connaissance en raison de leur association avec l'Organisation ou avec la division ou le service d'accueil, dont ils savent ou devraient savoir qu'ils n'ont pas été rendus publics. Ils ne peuvent utiliser l'un quelconque de ces renseignements sans l’autorisation écrite préalable du Directeur général, et ils ne peuvent jamais utiliser ces renseignements pour en tirer un avantage personnel. Ces obligations perdurent à l’issue du stage.
• s’'abstenir de toute conduite qui porterait préjudice à l'Organisation ou à la division ou au service d'accueil, et ne pas entreprendre de quelconques activités incompatibles avec les buts et objectifs de l'Organisation.

Dépenses des stagiaires et prestations médicales

14. Les stagiaires ne sont pas rémunérés financièrement par l'Organisation. Les coûts et les modalités de leur voyage, de leurs visas et de leur logement et leurs frais de subsistance sont à la charge des stagiaires ou de l'organisation qui les a parrainés.

15. L'Organisation dégage sa responsabilité au sujet de l'assurance-maladie des stagiaires, ou de coûts résultant d'accidents et de maladies survenant pendant un stage. Les candidats à un stage doivent démontrer à la satisfaction du Service des ressources humaines (HRB) qu'ils ont une couverture d'assurance-maladie satisfaisante.

16. L'Organisation n'assume aucune responsabilité en cas de réclamation par toute partie en raison de la perte ou du dommage d'un bien, d’une mort ou de lésions corporelles résultant de commissions ou omissions des stagiaires pendant la durée de leur stage.

Évaluation du comportement professionnel

17. Avant la fin du stage, le stagiaire doit présenter à son superviseur un rapport dans lequel il résume ses activités et les enseignements qu'il a tirés de stage. 

18. Le superviseur qui reçoit ce rapport doit remplir une formule d'évaluation du comportement professionnel du stagiaire et il organise un entretien avec lui pour faire une évaluation constructive de sa participation au stage. Le superviseur remet à HRB l'original de la formule dûment remplie au moins cinq jours avant la fin de stage en vue de son inclusion dans le dossier du stagiaire, et il remet aussi une copie de la formule au stagiaire.

19. Avant la fin de son stage, le stagiaire reçoit de l'Organisation un certificat qui contient des renseignements sur la durée du stage, le nom du service ou de la division qui l’aaccueilli, un résumé de ses activités et une évaluation de son comportement professionnel. Le certificat est établi par le groupe du Recrutement de HRB sur la base de l'évaluation faite par le service où la division d'accueil. Soumission des candidatures

20. Le candidat à un stage qui répond aux conditions établies et aux critères décrits aux paragraphes 2 et 3 ci-dessus, et qui souhaite que sa demande d'admission au programme de stage soit prise en considération, doit présenter au groupe du Recrutement de HRB un formulaire OIAC de demande de stage dûment rempli au moins trois mois avant la date proposée pour le début du stage. La demande doit être accompagnée d’une copie conforme de la liste des cours que le stagiaire a suivis, avec une indication des notes qu’il a obtenues et un bref mémoire expliquant l'objet du stage. Dans le cas de diplômés récents, il n'est pas exigé que l'université qui a organisé le stage atteste l’authenticité du diplôme. Dans ce cas, une copie conforme du diplôme universitaire (ou une lettre de l'université si le diplôme n'a pas encore été délivré), indiquant que le diplôme n'a pas été délivré depuis plus de 12 mois, est joint au formulaire de demande de stage dûment rempli.

21. Au moins trois mois avant la date prévue du début du stage, les divisions ou services qui souhaitent accueillir un stagiaire doivent présenter au Recrutement de HRB une formule de demande de stage dûment remplie approuvée par le Directeur général. La formule doit comprendre des renseignements sur le domaine de spécialité attendu du stagiaire, le mandat pour le stage qui décrit les tâches du stagiaire à la division ou au service, la durée proposée du stage et le nom de la personne qui supervisera le stagiaire.

22. Le Recrutement compare les demandes reçues des candidats et celles des divisions ou services qui souhaitent accueillir un stagiaire. Un entretien entre les parties, en personne ou par téléphone, est organisé pour établir si le candidat convient. Lorsqu'il n'est pas possible d'apparier un candidat et la demande de stage reçue d’un service ou d'une division, le Recrutement fournit quand il y a lieu aux autres services et divisions une copie de la demande du candidat pour leur demander s'ils pourraient l’accueillir.

23. Toutes les demandes de stage sont soumises à l'approbation du Directeur général

Formulaire de demande de stage

24. Télécharger le formulaire de demande de stage en Word ou PDF.

Prise d’effet

25. La présente directive administrative a été approuvée le 29 septembre 2006, prend effet au 6 octobre 2006 et elle supprime et remplace tout texte administratif émis antérieurement sur ce sujet.