برنامج التدريب الداخلي

التعميم الإداري AD/PER/23/Rev.1 المؤرخ بـ29 أيلول/سبتمبر 2006

الغرض

1- يتمثل الغرض من برنامج التدريب الداخلي في إطلاع المتدربين على أنشطة المنظمة، وتمكينهم من تحسين خبرتهم المكتسبة بالدراسة من خلال أدائهم مهام عملية. كما يَمُد هذا البرنامجُ الأمانة بمساعدة طلبة مؤهَّلين، متخصصين في مجالات ذات صلة بعمل المنظمة.

المؤهِّلات المطلوبة

2– يجب على المترشح للتدرب داخليا أن يكون:

  • مسجّلا في جامعة أو ما يعادلها من مؤسسات التعليم بعد الثانوي، وذلك عند الترشح للتدرب الداخلي وخلال هذا التدرب، أو أن يكون تخرّج من الجامعة خلال الأشهر الاثني عشر السابقة لترشحه؛
  • أن يكون من رعايا إحدى الدول الأعضاء في المنظمة؛
  • أن يكون متقناً للإنجليزية كتابةً وتكلماً؛ ويُستحسن أن تكون له معرفة عملية بإحدى اللغات الرسمية الأخرى (الإسبانية، الروسية، الصينية، العربية، الفرنسية).

الشروط والأحكام

3– يجري الانتفاء من بين المترشحين للتدرب الداخلي بالاستناد إلى أحد المعايير الثلاثة التالية:

  • رغبة المترشح في تنفيذ مشروع ذي صلة بعمل المنظمة؛
  • هتمام المترشح باكتساب الخبرة في إطار العمل، وكونه مناسبا للمشاركة في دورة تدريب داخلي يطلبها مكتب/شعبة في الأمانة؛
  • نتماء المترشح إلى مؤسسة يربط بينها وبين المنظمة اتفاقٌ بشأن التدريب الداخلي.

4– تراوح مدة التدريب الداخلي بين شهرين وستة أشهر. ويجوز في حالات استثنائية تمديدها إلى سنة على الأكثر:

  • إذا لزم ذلك لتلبية احتياجات المكتب/الشعبة المستقبِلة؛
  • إذا كان منصوصا على ذلك في الاتفاق المعقود بين المنظمة والمؤسسة الراعية للمتدرب؛
  • إذا كان ذلك ضروريا لتلبية الاحتياجات الأكاديمية عند المؤسسة الراعية.

5– يوضع المتدرب تحت إشراف موظف من موظفي الشعبة/المكتب المستقبِل، طيلة فترة التدريب الداخلي.

6– لا يحق للمتدرب داخليا تقاضي مستحقات ولا تعويضات عن ساعات العمل الإضافية. ويُفترض فيه أن يعمل بدوام كامل طيلة فترة التدريب الداخلي. أما ساعات العمل الفعلية فيتفق بشأنها بين المتدرب والمشرف عليه، ولا تزيد على40 ساعة عمل في الأسبوع.

7– إذا رغب المتدرب في التوقف عن التدرب مؤقتا أو في إنهاء فترة تدربه فينبغي له أن يلتمس موافقة مسبقة من رئيس المكتب/الشعبة المعنيين.

8– يساعد المتدربون داخليا في عمل الشعبة/المكتب المعنيين، ولكن لا تناط لهم أي مسؤولية إشراف، ولا يمثلون المنظمة بأي صفة كانت.

9– ليس برنامج التدريب الداخلي مرتبطا بالحشد للتوظيف في الأمانة وينبغي أن لا يُتوخى أن يؤدي إلى التوظيف فيها لاحقاً. فقبول المترشح للتدرب داخليا لا ينطوي على ما يمثل مدعاة إلى توخي تحويل تدريبه إلى تعيينٍ في الأمانة محدَّد المدة أو قصيرها.

10– لا يحق للمتدرب داخليا الترشح لشغل وظيفة في الأمانة خلال فترة تدريبه الداخلي.

11– تحتفظ المنظمة بالحق في إنهاء فترة التدريب إذا اعتبرت سلوك المتدرب غير لائق أو غير مهني.

المهام والواجبات

12– يتعيّن على الشعب/المكاتب المستقبِلة القيام بما يلي:

  • c تهيئة بيئة عمل مؤاتية لكي يكون تحصيل المتدرب داخليا على أفضل ما يمكن من حيث التعلم والتطور المهني، وذلك من خلال توفير الحيز واللوازم والمعدات المكتبية ضمن حدود الموارد المتيسِّرة؛
  • السعي إلى ضمان أن تكون المهام التي يتولاها المتدرب على صلة بمجال الدراسة، وذات أهمية بالنسبة للشعبة/المكتب المعنيين وبالنسبة للمتدرب أيضا، ومناسِبةً من حيث التعقيد والتنوّع.

13– يتعين على المتدربين داخليا الوفاء بما يلي:

  • التقيد بأحكام اتفاق التدريب المعقود مع المنظمة، وبكل ما ينطبق عليهم من أنظمة المنظمة وقواعدها؛
  • التوقيع على التعهد إزاء المنظمة باحترام مقتضيات السِرّية، وأداء اليمين المتعلقة بالخدمة؛
  • تزويد الشعب/المكاتب المستقبِلة بنسخة من جميع المواد التي يُعِدّونها أثناء فترة التدريب الداخلي. وتعود للمنظمة جميع حقوق الملكية، مشتملةً وغيرَ مقتصرة على براءات الاختراع، وحقوق التأليف، وعلامات الصنع ذات الصلة المباشرة بالخدمات المؤدّاة في إطار التدريب الداخلي أو المتأتية عن هذه الخدمات. ويساعد المتدربون المنظمة، عند الطلب، في صون حقوق الملكية هذه ونقلها إلى المنظمة، عملا بمقتضيات القوانين السارية؛
  • التقيّد بالنزاهة والاستقلالية المطلوبين من المنظمة، والامتناع عن التماس أو قبول تعليمات من أي حكومة أو أي سلطة من خارج المنظمة، فيما يتصل بالخدمات التي تؤدّى بموجب اتفاق التدريب الداخلي؛
  • الامتناع في كل وقت، ما لم يخوِّلهم المسؤول المعني في الشعبة/المكتب المستقبِل، عن إبلاغ أية معلومات يطلعون عليها بحكم اشتراكهم في عمل المنظمة أو الشعبة/المكتب المستقبِل إلى وسائل الإعلام أو أي مؤسسة أو شخص أو حكومة أو أي مصدر خارجي آخر، وهم يدرون أو يُفترض أنهم يدرون أنها لم تُنشر على عامة الجمهور. ولا يجوز لهم استعمال أي من هذه المعلومات بدون تخويل خطي مسبق من المدير العام، ولا يجوز لهم أبدا استعمال هذه المعلومات لتحقيق مكاسب شخصية. وتظل هذه الالتزامات قائمة بعد انتهاء التدريب الداخلي؛
  • الامتناع عن أي سلوك ينعكس سوءا على المنظمة أو الشعبة/المكتب المستقبِل، وعن الانخراط في أي نشاط يتنافى مع مقاصد المنظمة وأهدافها.

نفقات المتدرب داخليا وتعويضاته الطبية

14– لا تدفع المنظمة للمتدرب داخليا أجورا مالية. فتكاليف السفر وترتيباته، والتأشيرات، والسكن، ومصروفات المعيشة تقع على عاتقه أو عاتق المؤسسة الراعية له.

15– ولا تقبل المنظمة أي مسؤولية فيما يخص التأمين الصحي للمتدرب، أو فيما يخص التكاليف الناجمة عمّا يتعرض له من الحوادث والمرض أثناء فترة التدريب الداخلي. فيتوجّب على المترشحين للاشتراك في برنامج التدريب الداخلي أن يثبتوا بما يُقنِع فرع الموارد البشرية أنهم يتمتعون بتغطية وافية من حيث التأمين الصحي.

16– لا تتحمل المنظمة أي مسؤولية فيما يخص أي مطالبة من أي طرف في حالة فقدان ممتلك أو الإضرار بملكية، أو وفاة أو أذى بدني، بسبب أفعال المتدرب داخليا أو إغفالاته أثناء فترة تدريبه.

تقييم الأداء

17– قبل انتهاء فترة التدريب الداخلي، يقدم المتدرب إلى المشرف عليه تقريرا، ينطوي على ملخص للأنشطة التي يكون قد اضطلع بها والخبرات التي يكون قد اكتسبها.

18– عندما يستلم المشرف هذا التقرير، يدرج تقييما مكتوبا في استمارة تقييم أداء المتدرب، ويرتّب اجتماعا مع المتدرب لتزويده بملاحظات بناءة. وينبغي تسليم النسخة الأصلية من استمارة التقييم المملوءة كما يجب إلى فرع الموارد البشرية قبل انتهاء فترة التدريب بخمسة أيام عمل على الأقل، لكي تُدرَج في ملف المتدرب، ويقوم المشرف على المتدرب بتسليمه نسخة منها.

19– يُعطى المتدرب قبل مغادرته شهادة من المنظمة تتضمن معلومات عن مدة تدريبه الداخلي، واسم المكتب/الشعبة اللذين عمل في إطارهما، وملخصاً لأنشطته وتقييم أدائه. ويجري إعداد هذه الشهادة في قسم الحشد التابع لفرع الموارد البشرية، بالاستناد إلى تقييم لأداء المتدرب يزوّده به المكتب/الشعبة اللذين عمل في إطارهما.

إجراءات الترشح

20– من يرغب في التدرب داخليا وتتوافر فيه المؤهِّلات المطلوبة ويفي بالمعايير المذكورة في الفقرتين 2 و3 أعلاه، ويرغب في أن تُبحَث مشاركته في برنامج التدريب الداخلي، يتوجّب عليه أن يقدّم استمارة ترشح للتدريب الداخلي مملوءة على النحو الواجب، ومصدَّقة من جانب المؤسسة/المنظمة الراعية له، إلى قسم الحشد التابع لفرع الموارد البشرية، قبل تاريخ بدء التدريب الداخلي المعروض تنظيمه بثلاثة أشهر على الأقل. ويجب أن يكون الطلب مصحوبا بسجل مصدَّق عن الدورات التي تابعها المترشِّح، تتضمن ذكر النتائج المحصَّلة، وبنص يبيِّن الغرض المنشود من التدرب الداخلي. وفيما يخص طلبات حديثي التخرج من الجامعات، ليس مطلوبا تصديق الاستمارة من جانب المؤسسة الراعية؛ فعِوضاً عن ذلك يُطلب أن تُرفق باستمارة الترشح المملوءة نسخة مصدَّقة عن الشهادة الجامعية (أو رسالة من الجامعة إذا كانت الشهادة لمّا تصدر)، تبيِّن تاريخ التخرّج خلال الأشهر الاثني عشر الأخيرة.

21– ينبغي للشُعَب/المكاتب الراغبة في عرض تنظيم تدريب داخلي أن تقدّم استمارة طلب مملوءة على النحو الواجب، وممهورة بموافقة مدير الشؤون الإدارية، إلى قسم الحشد التابع لفرع الموارد البشرية، قبل تاريخ بدء التدريب الداخلي المعروض تنظيمه بثلاثة أشهر على الأقل. ويجب أن يتضمن الطلب معلومات عن مجال الخبرة المطلوب توافرها في المتدرب، وعن إطار التدريب الداخلي المعني من حيث المهام المنوطة بالمتدرب ضمن الشعبة/المكتب، واسم الموظف الذي سيشرف عليه.

22– وتقارن وحدةُ الحشد الطلبات المستلَمة من المترشحين للتدرب الداخلي بطلبات المكاتب/الشعب الرامية إلى حشد متدربين. ويُرتَّب للتباحث بين الطرفين، إما في اجتماع أو عبر الهاتف، للبت في مدى مناسبة المترشح للتدريب المعني. وإذا تعذَّر قرن طلب المترشِّح للتدرب الداخلي بأحد الطلبات الواردة من المكاتب/الشعب فإن قسم الحشد يقوم بتزويد المكاتب/الشعب المعنية بنسخة من ملفه لتبيُّن ما إذا كان يهمّ المكتَب/الشعبة أن يستعين بخدمات المترشح للتدرب داخليا.

23– تُقدَّم جميع الطلبات المتعلقة بالتدريب الداخلي إلى المدير العام للموافقة النهائية عليها.

استمارة ترشح للتدرب الداخلي

24– تُستنزل نسخة من استمارة الترشح للتدرب الداخلي، بنسق Word أو بنسق PDF.

التاريخ الفعلي

25– ووفق على هذا التعميم الإداري في 29 أيلول/سبتمبر 2006، وبدأ نفاذه في 6 تشرين الأول/ أكتوبر 2006، وهو يحل محل كل ما قد يكون صدر سابقاً من النصوص ذات الصلة.